ست اداری مجموعه ای از اقلام مورد نیاز و مورد استفاده در اداره جات، سازمان ها و شرکت ها می باشد. از آنجا که این اقلام به صورت یک مجموعه واحد طراحی و چاپ می شوند به آن ها ست اداری می گویند. ست اداری یکی از اقلام چاپی توسط دستگاه چاپ افست هستند که در تیراژ بالا به چاپ می رسند.
یک ست اداری خلاقانه می تواند تاثیر به سزایی در کسب و کار شما داشته باشد و آن را به صورت کاملا حرفه ای معرفی کند. چاپ ست اداری با کیفیت به برند شما اعتبار و هویت می بخشد و در معرفی شرکت و برند شما نقش مهمی را ایفا می‌کند.
موارد بسیاری در موثر بودن ست اداری نقش دارند که عبارتند از خلاقیت در طراحی با رعایت اصول چاپ و کیفیت که رضایت مشتری را در بر داشته باشد. سربرگ و پاکت از اقلام اصلی هر ست اداری می باشد. اما اغلب ست های اداری تنها شامل این اقلام نمی شوند.
به طور کلی هر ست اداری با توجه به نیاز سفارش دهنده می تواند هر یک از اقلام زیر را شامل شود:
- سربرگ A4
- سربرگ A5
- پاکت نامه (ملخی)
- پاکت A3
- پاکت A4
- پاکت A5
- کاغذ یادداشت A6
- کاغذ یادداشت A7
- فولدر (پوشه)
- کارت ویزیت
- لیبل سی دی یا دی وی دی و جلد آن
- هدایای تبلیغاتی مانند خودکار تبلیغاتی و…
تمامی اقلام قرار گرفته در یک ست اداری از لحاظ طرح و رنگ باید دارای هارمونی باشند و طرح های به کار رفته در آن ها به نام و برند سازمان سفارش دهنده مرتبط باشند. هر یک از این اقلام یک ابزار تبلیغاتی مستقل به حساب می آیند و لازم است به تنهایی نام و برند شما را به مخاطب بشناسانند. هماهنگی و همخوانی در طراحی ست اداری علاوه بر اینکه به زیباتر و شکیل تر نشان دادن برند شما کمک می نماید اعتبار نشان و سازمان شما نزد مخاطب را افزایش می دهد. در این مقاله برخی از اقلام مهم و پر استفاده در ست های اداری را به طور مختصر بررسی می نماییم.
سربرگ و پاکت
غالب ست های اداری در مراودات اداری و تجاری و مکاتبات با سایر سازمان ها و شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرند. این مراودات به طور کلی در دو دسته مراودات درون سازمانی و برون سازمانی دسته بندی مـی شوند. دو تا از کاربـردی ترین اقـلام سـت های اداری سـربرگ ها و پاکت ها می باشنـد که در انواع مختلف چاپ می شوند.
- سربرگ ها بهترین ابزار جهت ارسال نامه های اداری و رسمی می باشند.
- نامه ها و قرارداد های ثبت شده در سربرگ از اعتبار بیشتری برخوردار مباشند.
- پاکت نیز جهت ارسال این نامه ها و قرارداد ها استفاده می شود.
- پاکت ها علاوه بر محافظت از سربرگ ها و محتوای آن ها باعث رسمی تر نشان دادن این نامه ها می گردند.
- پاکت و سربرگ در کنار یکدیگر به برند شما اعتبار می بخشند.
- این اقلام باعث می شوند رقبا و مخاطبان کسب و کار شما را جدی بگیرند.
- غالب سربرگ های مورد نیاز در مراودات اداری در سایز های کاغذ A4 و A5 می باشند.
- در مراودات اداری از پاکت هایی با سایزهای متفاوت A3 و A4 و A5 و ملخی استفاده می شود.
کاغذ یادداشت
یکی دیگر از اقلامی که در ست اداری مشاهده می شود کاغذ یادداشت می باشد. این کاغذ ها عموما به مانند سربرگ ها طراحی و چاپ می-شوند اما تفاوت هایی با آن ها دارند که توجه به آن ها برای مخاطب لازم می باشد. اولین تفاوت اصلی کاغذ یادداشت با سربرگ سایز آن ها می-باشد. در واقع سایز کاغذ یادداشت همواره کوچکتر از سربرگ های اداری می باشد. سربرگ یک اوراق رسمی می باشد که جهت درج قرارداد های رسمی هر شرکت مورد استفاده قرار می گیرد اما کاغذ یادداشت تنها به منظور درج یادداشت های روزانه و … استفاده می شود. این کاغذها به هیچ عنوان اعتبار رسمی ندارند و اصولا فاقد شماره ثبت می باشند.
کارت ویزیت
کارت ویزیت یکی دیگر از اقلامی می باشد که در برخی از ست های اداری مشاهده می شود. اگرچه استفاده از این ابزار تبلیغاتی در ست اداری چندان مرسوم نمی باشد اما گاهی اوقات مورد نظر سفارش دهنده می باشد. در مورد قیمت کارت ویزیت، انواع آن و موارد کاربرد آن در مقالات مربوط به کارت ویزیت مفصل صحبت نمودیم. لذا در این مقاله تنها اشاره ای مختصر و تیتروار به این ابزار تبلیغاتی می نماییم:
- کارت ویزیت جهت معرفی شما و سازمان شما ارائه می گردد.
- شما با ارائه این کارت به مخاطب از رسمیت سازمان و برند خود صحبت می نمایید.
- ارائه کارت ویزیت اطمینان خاطری به مخاطب شما می دهد.
- کارت ویزیت راه های تماس و ارتباط با شما را در اختیار مخاطبان و مشتریان قرار می دهد.
- آن ها می توانند در صورت نیاز به شما و خدماتتان به راحتی با شما ارتباط برقرار نمایند.
سایر اقلام
سایر اقلام ست اداری در واقع اقلام جانبی می باشند که نبودن آن ها خدشه ای به ست اداری وارد نمی نماید. اما استفاده از این اقلام برای برخی از کسب و کارها مفید و موثر می باشد. به طور نمونه برخی از اداره جات از فولدر و پوشه های خود و متناسب با سربرگ ها جهت نگهداری مدارک استفاده می نمایند. لیبل و جلد سی دی نیز با توجه به نیاز سفارش دهنده برای وی چاپ می شود و در ست اداری وی قرار می گیرد.